Les représentants de proximité sont reçus collectivement par l’employeur ou son représentant, à un rythme bimestriel (une fois tous les deux mois), au cours d’une réunion commune à l’ensemble des implantations.
Afin de faciliter la participation des représentants de proximité, cette réunion sera organisée en visio-conférence.
Dans ce cadre, les représentants de proximité sont convoqués 10 jours ouvrés au moins avant la tenue de la réunion. Ils remettent à l’employeur, ou à son représentant, une note exposant l’objet des demandes présentées, 5 jours ouvrés avant la date de la réunion.
Lorsqu’une situation relevant des représentants de proximité est susceptible d’entrainer un préjudice pour l’Institut ou ses salariés et que son traitement ne peut attendre la tenue de la réunion bimestrielle suivante, les représentants peuvent adresser directement une demande à l’employeur via une adresse électronique dédiée. L’employeur s’engage à répondre aux représentants de proximité dans un délai de 4 jours ouvrés.
Un compte rendu de l’ensemble des questions posées, via l’adresse électronique ou à l’occasion d’une réunion, est établi tous les deux mois, à l’issue de la réunion bimestrielle des représentants de proximité. Ce compte rendu sera diffusé sur l’intranet de l’Institut par l’employeur dans les 15 jours calendaires suivant chaque réunion bimestrielle.
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